IT-Managment / der Wert einer Prozessbeschreibung

so ziemlich jeder Admin kommt irgendwann in die Situation seine Tätigkeiten zu beschreiben bzw. zu formalisieren, weil

• sein Chef/Chefin es so will….
• er schon zum 17.-mal einem neuen Mitarbeiter seiner EDV-Abteilung oder einem Ferialpraktikanten erklärt wie das bei „ihm“ so abläuft
• er zum 3294.-mal einem Mitarbeiter der Firma erklärt warum er das oder jenes an Information braucht.

jetzt kann sich jeder ausmalen, dass dieses ewige Herunterbeten etwas nervt.

Genau darin liegt der Augenscheinlichste Vorteil eines beschriebenen Prozesses (=Arbeitsablauf).

Das der Admin dadurch – selbst in Krisensituationen (und wenn ein wichtiger Mitarbeiter „jetzt“ etwas will ist das eine „Krise“) – einen Leitfaden hat, wie etwas abzuhandeln ist – ohne das er im Nachhinein in Schwierigkeiten kommt.

Was sich der Admin jedenfalls besorgen sollte, ist das Einverständnis des Geschäftsführers. Auch nicht schaden kann die „Absegnung“ des Prozesses durch die „Key-User“ im Unternehmen…..
Der Hintergrund – warum er das tun sollte – ich relativ schnell verständlich:

• Einerseits sieht man außerhalb der IT-Abteilung was das alles eigentlich für eine Arbeit ist und nicht „jetzt“ geht…
• Andererseits erkennt die Geschäftsführung die Kostenseitige Belastung dieser Arbeitsschritte und die IT-Kosten werden dadurch etwas Transparenter.
• schliesslich und endlich kann sich dann niemand beschweren, weil etwas so abgehandelt wird, wie es eben beschrieben ist. Hat schliesslich der Chef/die Chefin so „angeschafft“ 🙂

Nun klingt das alles ja recht schön, allerdings heißt das auch jede Menge Denk- und Handarbeit um alle Informationen zusammenzutragen um die tägliche Arbeit zu beschreiben. Der Lohn stellt sich jedoch relativ bald ein. Alleine der Gedanke dass ein Mitarbeiter genau weiß was ihn am Schluß einer Beauftragung erwartet und wie lange er eigentlich darauf (ungefähr !!) zu warten hat….

Also dann – ran ans Niederschreiben und „alles“ wird gut 🙂

PS: Es fehlt Ihnen der Faden um einen Prozess zu beschrieben ? Gerne hilft Ihnen der LinuxProfi dabei ….